És dimarts, una mica abans de les onze, i obres la cua de revisió amb el cafè encara calent. T’hi esperen quatre factures. Una és d’un proveïdor d’embalatges a qui no havíeu comprat mai. Una altra porta una quota d’IVA que no correspon a la base. Les dues últimes són la mateixa factura de transports, que va arribar divendres per correu i dilluns un altre cop des del portal del proveïdor. Dones d’alta el proveïdor nou amb el seu compte, corregeixes l’IVA mirant el PDF que tens al costat i descartes el duplicat. En deu minuts has acabat, i la resta de factures de la setmana ja són al teu programa de gestió sense que n’hagis teclejat cap.
De la safata d’entrada al programa de gestió
Les factures de proveïdor continuen arribant per on arriben ara: un PDF adjunt al correu, un fitxer del portal del proveïdor, la foto que algú fa amb el mòbil a un tiquet arrugat damunt del taulell. No has de canviar aquest costum ni demanar a ningú un format concret. La IA llegeix cada document i en treu el que necessites per comptabilitzar-lo, que és el proveïdor, la data, la base, l’IVA i el total.
Amb aquestes dades el sistema fa les comprovacions que faries tu si tinguessis temps per a totes. Calcula si la base i el tipus d’IVA donen la quota que consta a la factura, busca el proveïdor al teu programa i mira si aquella factura ja està registrada. Quan tot quadra, l’assenta a Holded, A3, Sage o Odoo, el que facis servir avui. La teva gestoria treballa amb el mateix programa d’abans i troba les factures al seu lloc.
Les factures dubtoses esperen una persona
Una factura va a la cua de revisió quan hi ha un motiu concret perquè algú la miri. Els casos típics són un IVA que no surt amb la base i una factura que sembla repetida. El proveïdor nou també hi passa, perquè donar-lo d’alta obliga a decidir a quin compte va i amb quines condicions de pagament, i això ho sap qui coneix el negoci.
A la cua tens la factura original a un costat i les dades que ha llegit la IA a l’altre. Si són correctes, la valides. Si hi ha alguna cosa malament, la corregeixes a la mateixa pantalla i l’aproves. En el cas normal són dos clics. Cap factura dubtosa entra al teu programa fins que tu l’aproves. Si el sistema assentés un error de lectura sense preguntar, el descobriria la teva gestoria en quadrar el trimestre, igual que passa avui quan algú s’equivoca en un dígit.
Preferim aquest repartiment perquè la IA encerta amb les factures de sempre, les del proveïdor que et factura igual cada mes, que solen ser la majoria. S’equivoca més amb les estranyes, com un format que no havia vist o una factura rectificativa.
El resum de cada setmana i el que preparem
Cada setmana reps un resum amb les factures que han entrat i les que encara esperen revisió. Et serveix perquè cap no es quedi oblidada a la cua i perquè tu i la teva gestoria sapigueu com va el mes abans del tancament. Si una factura fa uns quants dies que és pendent, la veuràs allà i podràs preguntar a qui toqui.
On més es nota és a les assessories, els distribuïdors, els tallers i els restaurants, a qualsevol negoci que rebi desenes de factures de proveïdor al mes i tingui una persona passant-les a mà.
Per a les immobiliàries estem preparant el mateix circuit aplicat als papers de cada expedient, com notes simples, contractes i escriptures. És en preparació i encara no l’oferim. Quan estigui a punt seguirà la mateixa regla, i el que sigui dubtós ho decidirà una persona del teu equip.