Un dimarts a les onze de la nit entra un missatge al WhatsApp del teu taller. Un client vol saber quant li costaria canviar els frens i si podries mirar-li el cotxe dijous. Amb un flux muntat, la IA li respon aquella mateixa nit, li demana el model i deixa preparat l’esborrany del pressupost amb els teus preus. L’endemà al matí el trobes en una cua, a punt perquè el revisis.
Comença on ja t’arriba la feina
El flux arrenca al canal que fas servir avui: el teu WhatsApp, el teu correu o el formulari del teu web. Els teus clients continuen escrivint on escrivien i tu no has d’aprendre cap eina nova.
A partir d’aquí, la IA fa la part repetitiva. Llegeix el missatge o la factura, la classifica, n’extreu les dades i redacta l’esborrany. Tu, o algú del teu equip, decideixes el que té dubtes i el que compromet diners. Un pressupost que surt amb el teu nom o una factura amb imports que no quadren van a una cua de revisió, i allà els aproves o els corregeixes amb dos clics.
Cada pas queda al teu CRM o al teu programa de gestió
Cada missatge que entra, cada resposta que surt i cada aprovació queden apuntats a les eines que ja fas servir. Si d’aquí a un mes un client diu que ningú li va contestar, obres la seva fitxa i hi veus què va escriure, què li vas respondre i qui va donar el vistiplau al pressupost. El teu equip consulta les dades de sempre, amb l’historial complet a la vista de qui hi tingui accés.
Amb aquest registre també veus on s’equivoca la IA. Si classifica malament les factures d’un proveïdor concret, ho trobes a l’historial i saps què cal ajustar.
Un flux cada vegada, començant pel que més et costa
Muntem els fluxos d’un en un. A la diagnosi, que dura dues setmanes i té preu tancat, busquem el punt on la feina s’encalla més sovint: el pressupost que triga tres dies a sortir, la pila de factures que algú tecleja cada divendres a la tarda. Aquest procés és el primer.
Abans de començar acordem per escrit el número que s’ha de moure, per exemple les hores a la setmana que el teu equip passa copiant dades o el temps fins que el client rep el seu primer pressupost. Quan el primer flux ha mogut aquest número, passem al següent.
Més avall tens tres fluxos que muntem avui amb peces del catàleg, amb qui fa cada pas. Potser el teu s’assembla a un d’ells o barreja parts de dos.