És divendres, passades les set, i vols saber a qui s’ha de trucar dilluns. Dimarts la Laura va parlar amb una clienta que vol canviar les finestres de tota la casa i li va prometre un pressupost. En Marc en va enviar dos la setmana passada i no sap si algú ha respost. Te n’assabentes perquè els ho preguntes abans que marxin. Al CRM, aquests tres clients tenen un nom, un telèfon i poca cosa més, perquè la conversa continua al WhatsApp de qui la va atendre.
Muntem el CRM o connectem el que ja pagues, i la IA l’omple amb el que el teu equip fa durant el dia. Així la resposta a aquella pregunta és a la pantalla, i el teu equip recupera l’estona del final de la jornada que avui dedica a passar notes del mòbil a l’ordinador.
D’on surten les dades
Gairebé tot el que hauria de ser en una fitxa ja és escrit en algun lloc. El client explica per WhatsApp què necessita i quant vol gastar, i el formulari del web i el correu porten la resta. La IA llegeix aquestes converses, deixa un resum curt a la fitxa del contacte i omple els camps que hàgiu decidit que importen. De cada cita del calendari n’apunta la data i qui la va portar. Després d’una visita, qui l’ha feta respon un parell de preguntes des del mòbil i la resposta queda a la fitxa amb la resta.
El teu equip revisa el que la IA ha apuntat. Quan la IA dubta, per exemple amb un nom que no quadra o amb un contacte que podria estar repetit, ho envia a una cua de revisió que algú resol en dos clics. Si el client no ha donat una dada, la IA deixa el camp buit fins que algú li la pregunti.
Les trucades de telèfon queden fora de moment. Que cada trucada s’apunti sola depèn de la teva centraleta i ho estem preparant; mentrestant, el que es parla per telèfon ho continua anotant una persona.
Seguiments, tauler i resum setmanal
Amb les fitxes al dia, el CRM t’avisa dels clients que fa dies que no responen, com els dos pressupostos d’en Marc, i et deixa preparat el missatge següent. Algú del teu equip el llegeix, l’ajusta si cal i decideix si l’envia.
També tens un tauler amb el que ha entrat, el que s’ha mogut i el que fa temps que està aturat, i cada setmana t’arriba un resum amb aquestes mateixes xifres. Amb aquest resum al mòbil, la ronda de preguntes del divendres es redueix als casos en què cal decidir alguna cosa, i aquesta decisió la pren la teva gent.
El teu CRM o el nostre
Per a immobiliàries tenim un CRM propi amb la IA a dins. Respon per WhatsApp, qualifica qui escriu i desa el feedback de cada visita a la fitxa del contacte i a la de l’immoble. Si la teva agència ja treballa amb un altre CRM i li va bé, hi connectem aquest.
Per a la resta de negocis construïm sobre el CRM que ja fas servir. Hi connectem WhatsApp, el correu, el calendari i el formulari del web perquè s’alimenti amb el que entra. Si encara no en tens cap, al diagnòstic mirem quin encaixa amb la teva manera de treballar i el muntem.
El més habitual és començar per un canal, que sol ser WhatsApp, i pels cinc o sis camps que mires abans de trucar a algú. Les primeres setmanes val la pena repassar la cua de revisió amb calma, perquè hi veus què entén bé la IA i què cal ajustar. Quan aquest canal funciona, hi sumem el correu i les cites.