Són dos quarts de deu i a la safata d’entrada hi ha dotze factures noves. Tres arriben en PDF, dues són una foto feta amb el mòbil damunt del capó d’una furgoneta i una ve dins del cos d’un correu. Algú les obre una per una, mira el proveïdor, la data, la base, l’IVA, i ho tecleja tot al programa de gestió. Després la següent. I la següent.
Ningú no va contractar aquesta persona per fer això. Però és el que li ocupa el matí. I quan s’equivoca en un dígit, no se n’adona ella: se n’adona la gestoria dos mesos després, quan quadra el trimestre.
Per què teclejar factures surt més car del que sembla
El cost evident és el temps. Cada factura són uns minuts, i els minuts se sumen sense que ningú els compti perquè estan repartits al llarg de la setmana.
El cost que no es veu és l’error. Teclejar dades és una feina en què l’atenció s’esgota aviat, i les errades típiques sempre són les mateixes:
- Un tipus d’IVA equivocat perquè el proveïdor ha canviat de règim o la línia anava al 10 % i no al 21 %.
- La mateixa factura entrada dues vegades, perquè va arribar per correu i després un altre cop des del portal del proveïdor.
- Un proveïdor nou donat d’alta de pressa, amb el NIF malament o al compte comptable que no toca.
- La data de la factura confosa amb la de venciment.
Cap no és greu per si sola. El problema és quan es descobreixen: tard, quan ja cal refer un assentament, demanar un abonament o explicar a Hisenda per què no quadra una declaració.
Què canvia: la IA llegeix, el sistema assenta, tu valides
L’alternativa no és que algú tecleji més de pressa. És que no tecleji ningú.
A la pràctica funciona així:
- La factura es recull arribi per on arribi. Correu, PDF adjunt, portal del proveïdor o una foto que es pugui llegir. Tot va al mateix lloc.
- La IA n’extreu les dades. Proveïdor, número, dates, base imposable, tipus d’IVA, retencions, total. No cal una plantilla per a cada proveïdor: la llegeix com ho faria una persona.
- El sistema ho comprova. Que els comptes quadrin, que el proveïdor existeixi, que aquella factura no estigui ja registrada.
- El que quadra s’assenta sol al teu programa de gestió: Holded, A3, Sage o Odoo. No canvies de programa.
- El que no quadra s’aparta a una cua de revisió. Aquí entra una persona, amb la factura i les dades extretes una al costat de l’altra. Dos clics per validar o corregir.
La persona que abans teclejava ara revisa. És una altra feina, més curta i més útil.
Què vol dir «dubtós» a la pràctica
Una factura va a la cua quan hi ha un motiu concret perquè algú se la miri. Per exemple:
- L’IVA no quadra. La base pel tipus no dona la quota, o el tipus aplicat no és l’habitual d’aquell proveïdor.
- Sembla duplicada. Mateix proveïdor, mateix import i un número o una data molt semblants als d’una altra ja registrada.
- El proveïdor encara no existeix. Donar-lo d’alta és una decisió: quin compte, quines condicions de pagament. Això ho decideix una persona.
- La lectura no és fiable. Una foto borrosa, un PDF escanejat de través o un camp que la IA no ha pogut llegir amb seguretat.
- L’import surt del normal. Una factura de llum que triplica la del mes anterior pot ser correcta, però val la pena mirar-la.
Les regles s’ajusten al teu negoci. Si un proveïdor sempre factura amb retenció, o si vols que tot el que passi de cert import ho vegi algú, es configura així.
Per què l’objectiu no és automatitzar-ho tot
Sona temptador: que entrin les factures i surtin assentades sense que ningú les toqui mai. No és un bon objectiu, per dues raons.
La primera és que la IA s’equivoca. D’una manera diferent de com ho fa una persona cansada a les dotze del migdia, però s’equivoca, i sobretot amb el que és estrany: el proveïdor nou, el format que no havia vist mai, la factura rectificativa. Un sistema que ho assenta tot sense preguntar converteix aquests errors en assentaments, i tornem al problema de descobrir-los tard.
La segona és que algunes decisions no són de lectura, són de criteri. A quin compte va una despesa nova, o si s’ha de pagar una factura que no esperaves, ho decideix qui coneix el negoci.
Per això preferim que el que és clar vagi sol i el que és dubtós esperi una persona. És el que fem en tot el que muntem: la IA fa la feina repetitiva i la decisió és teva. El temps que es guanya ve de no teclejar el que quadra, que sol ser la majoria, no de treure la revisió.
I després de les factures
El mateix enfocament serveix per a altres papers que avui algú copia a mà: albarans que cal creuar amb la factura, comandes que arriben per correu, justificants o documentació de clients. La lògica és idèntica: llegir, comprovar, registrar i apartar el que és dubtós.
Ho volem dir clar: el que avui tenim muntat i provat com a peça és el circuit de factures de proveïdor. Els altres documents els estudiem cas per cas, perquè cadascun té les seves regles i el seu lloc de destinació. Si en la diagnosi veiem que encaixa, t’ho diem amb el que costaria. Si no, també.
Per on començar
Si a la teva empresa entren més de cent factures al mes i algú les tecleja, probablement val la pena mirar-ho. Comencem amb una diagnosi de dues setmanes i acordem per escrit el número que s’ha de moure abans de tocar res.
Pots veure com funciona a Documents amb IA, o escriu-nos i a la primera trucada et direm si en el teu cas té sentit.