Es martes, poco antes de las once, y abres la cola de revisión con el café todavía caliente. Te esperan cuatro facturas. Una es de un proveedor de embalajes al que nunca habíais comprado. Otra trae una cuota de IVA que no corresponde a la base. Las dos últimas son la misma factura de transportes, que llegó el viernes por correo y el lunes otra vez desde el portal del proveedor. Das de alta al proveedor nuevo con su cuenta, corriges el IVA mirando el PDF que tienes al lado y descartas el duplicado. En diez minutos has terminado, y el resto de facturas de la semana ya está en tu programa de gestión sin que hayas tecleado ninguna.
De la bandeja de entrada al programa de gestión
Las facturas de proveedor siguen llegando por donde llegan ahora: un PDF adjunto en el correo, un archivo del portal del proveedor, la foto que alguien hace con el móvil a un tíquet arrugado encima del mostrador. No tienes que cambiar esa costumbre ni pedir a nadie un formato concreto. La IA lee cada documento y saca lo que necesitas para contabilizarlo, que es el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total.
Con esos datos el sistema hace las comprobaciones que harías tú si tuvieras tiempo para todas. Calcula si la base y el tipo de IVA dan la cuota que figura en la factura, busca al proveedor en tu programa y mira si esa factura ya está registrada. Cuando todo cuadra, la asienta en Holded, A3, Sage u Odoo, el que uses hoy. Tu gestoría trabaja con el mismo programa que antes y encuentra las facturas en su sitio.
Las facturas dudosas esperan a una persona
Una factura va a la cola de revisión cuando hay un motivo concreto para que alguien la mire. Los casos típicos son un IVA que no sale con la base y una factura que parece repetida. El proveedor nuevo también pasa por ahí, porque darlo de alta obliga a decidir a qué cuenta va y con qué condiciones de pago, y eso lo sabe quien conoce el negocio.
En la cola tienes la factura original a un lado y los datos que ha leído la IA al otro. Si están bien, la validas. Si hay algo mal, lo corriges en la misma pantalla y la apruebas. En el caso normal son dos clics. Ninguna factura dudosa entra en tu programa hasta que tú la apruebas. Si el sistema asentara un error de lectura sin preguntar, lo descubriría tu gestoría al cuadrar el trimestre, igual que pasa hoy cuando alguien se equivoca en un dígito.
Preferimos este reparto porque la IA acierta con las facturas de siempre, las del proveedor que te factura igual cada mes, que suelen ser la mayoría. Falla más con lo raro, como un formato que no había visto o una factura rectificativa.
El resumen de cada semana y lo que preparamos
Cada semana recibes un resumen con las facturas que han entrado y las que siguen esperando revisión. Te sirve para que ninguna se quede olvidada en la cola y para que tú y tu gestoría sepáis cómo va el mes antes del cierre. Si una factura lleva varios días pendiente, la verás ahí y podrás preguntar a quien corresponda.
Donde más se nota es en asesorías, distribuidores, talleres y restaurantes, en cualquier negocio que reciba decenas de facturas de proveedor al mes y tenga a una persona pasándolas a mano.
Para las inmobiliarias estamos preparando el mismo circuito aplicado a los papeles de cada expediente, como notas simples, contratos y escrituras. Está en preparación y todavía no lo ofrecemos. Cuando esté listo seguirá la misma regla, y lo dudoso lo decidirá una persona de tu equipo.