Martes, diez menos veinte de la noche. Hace dos horas que bajaste la persiana del taller y un cliente te escribe por WhatsApp: el coche le hace un ruido raro al frenar y quiere saber si puede traerlo mañana. El asistente le contesta a los pocos segundos. Le dice a qué hora abrís, le pregunta el modelo y si le corre prisa, y le ofrece los dos huecos que te quedan libres el jueves por la mañana. El cliente elige el de las ocho y media y recibe la confirmación. Tú te enteras al día siguiente, con el café, al ver la cita en el calendario y la conversación en la ficha del cliente.
Un asistente virtual se ocupa de ese primer tramo de la conversación a cualquier hora, por WhatsApp, por el formulario de tu web o por correo. Lo montamos con tus datos, sobre las herramientas que ya usas.
Contesta con lo que tú le has contado
El asistente responde con la información que le das: tu horario, la zona en la que trabajas, tus condiciones y los huecos reales de tu agenda. Si alguien le pregunta algo que no está ahí, le dice que no lo sabe y que mañana se lo confirma una persona, y deja la duda apuntada para que alguien de tu equipo la resuelva.
Da igual por dónde escriba el cliente. Si alguien rellena el formulario el lunes y escribe por WhatsApp el miércoles, el asistente lo lleva todo en la misma conversación.
Después vienen las preguntas. En casi cualquier negocio bastan tres para distinguir a quien está mirando de quien va a comprar. En una inmobiliaria suelen ser presupuesto, zona y urgencia; en una clínica, qué tratamiento busca y cuándo puede venir. Las elegimos contigo, porque tú sabes qué respuesta te hace coger el teléfono. Con esas respuestas propone huecos libres de tu calendario de Google o de Microsoft, confirma la cita y se la recuerda. Si alguien cancela, ofrece ese hueco a quien esperaba uno.
Lo que sigue pasando por una persona
Hay conversaciones que el asistente no lleva solo. Una queja, alguien que quiere negociar o una pregunta en la que no tiene clara la respuesta entran en tu cola con la conversación completa delante, y quien la coge no tiene que volver a preguntar lo que el cliente ya contó. Lo dudoso espera en una revisión de dos clics hasta que decides tú.
Tampoco coge el teléfono. Descartamos ponerle una voz sintética por el coste por minuto y porque una llamada mal atendida cuesta más de lo que ahorra, así que las llamadas las sigue haciendo alguien de tu equipo.
Cada conversación termina en la ficha del cliente, en el CRM que ya tengas o en el nuestro si no tienes ninguno. Nadie pasa a mano el lunes lo hablado por el móvil, y el compañero que retoma a un cliente ve qué preguntó, qué le contestaron y para cuándo tiene la cita.
En una inmobiliaria se nota antes
Los compradores miran pisos cuando tienen tiempo: por la noche o en fin de semana. Quien escribe el sábado a las once y no recibe respuesta suele acabar el lunes visitando el piso con otra agencia. Por eso hemos convertido este asistente en un producto para inmobiliarias, el asistente comercial: cualifica por presupuesto, zona y urgencia, agenda la visita en el calendario del agente y deja todo en el CRM. Estamos preparando que las consultas de Idealista, Fotocasa y Habitaclia entren en esa misma conversación, aunque depende de lo que cada portal permita a una agencia pequeña y lo estamos comprobando antes de prometerlo.
Fuera del sector inmobiliario funciona igual en clínicas, talleres y academias. Los mensajes de WhatsApp los cobra Meta aparte, entre 5 y 25 € al mes para una pyme, y te ponemos esa cifra por escrito antes de firmar.