Son las nueve y media y en la bandeja de entrada hay doce facturas nuevas. Tres vienen en PDF, dos son una foto hecha con el móvil encima del capó de una furgoneta y una llega dentro del cuerpo de un correo. Alguien las abre una a una, mira el proveedor, la fecha, la base, el IVA, y lo teclea todo en el programa de gestión. Luego la siguiente. Y la siguiente.
Nadie contrató a esa persona para eso. Pero es lo que ocupa su mañana. Y cuando se equivoca en un dígito, no se entera ella: se entera la gestoría dos meses después, al cuadrar el trimestre.
Por qué teclear facturas sale más caro de lo que parece
El coste evidente es el tiempo. Cada factura son unos minutos, y los minutos se suman sin que nadie los cuente porque están repartidos a lo largo de la semana.
El coste que no se ve es el error. Teclear datos es un trabajo en el que la atención se gasta pronto, y los fallos típicos son siempre los mismos:
- Un tipo de IVA equivocado porque el proveedor cambió de régimen o la línea iba al 10 % y no al 21 %.
- La misma factura metida dos veces, porque llegó por correo y luego otra vez desde el portal del proveedor.
- Un proveedor nuevo dado de alta deprisa, con el CIF mal o en la cuenta contable que no toca.
- Una fecha de la factura confundida con la de vencimiento.
Ninguno es grave por sí solo. El problema es cuándo se descubren: tarde, cuando ya hay que rehacer un asiento, pedir un abono o explicar a Hacienda por qué no cuadra una declaración.
Lo que cambia: la IA lee, el sistema asienta, tú validas
La alternativa no es que alguien teclee más rápido. Es que nadie teclee.
Así funciona en la práctica:
- La factura se recoge llegue por donde llegue. Correo, PDF adjunto, portal del proveedor o una foto legible. Todo va al mismo sitio.
- La IA saca los datos. Proveedor, número, fechas, base imponible, tipos de IVA, retenciones, total. No hace falta una plantilla por proveedor: lee la factura como la leería una persona.
- El sistema comprueba. Que las cuentas cuadren, que el proveedor exista, que esa factura no esté ya registrada.
- Lo que cuadra se asienta solo en tu programa de gestión: Holded, A3, Sage u Odoo. No cambias de programa.
- Lo que no cuadra se aparta a una cola de revisión. Ahí entra una persona, con la factura y los datos extraídos uno al lado del otro. Dos clics para validar o corregir.
La persona que antes tecleaba ahora revisa. Es otro trabajo, más corto y más útil.
Qué significa «dudoso» en la práctica
Una factura va a la cola cuando hay un motivo concreto para que la mire alguien. Por ejemplo:
- El IVA no cuadra. La base por el tipo no da la cuota, o el tipo aplicado no es el habitual de ese proveedor.
- Parece duplicada. Mismo proveedor, mismo importe y número o fecha muy parecidos a otra ya registrada.
- El proveedor no existe todavía. Darlo de alta es una decisión: qué cuenta, qué condiciones de pago. Eso lo decide una persona.
- La lectura no es fiable. Una foto borrosa, un PDF escaneado torcido o un campo que la IA no ha podido leer con seguridad.
- El importe se sale de lo normal. Una factura de luz que triplica la del mes anterior puede ser correcta, pero merece una mirada.
Las reglas se ajustan a tu negocio. Si un proveedor siempre factura con retención, o si quieres que todo lo que pase de cierto importe lo vea alguien, se configura así.
Por qué el objetivo no es automatizar el cien por cien
Suena tentador: que entren las facturas y salgan asentadas sin que nadie las toque nunca. No es un buen objetivo, por dos razones.
La primera es que la IA se equivoca. De forma distinta a una persona cansada a las doce del mediodía, pero se equivoca, y sobre todo con lo raro: el proveedor nuevo, el formato que nunca había visto, la factura rectificativa. Un sistema que asienta todo sin preguntar convierte esos errores en asientos, y volvemos al problema de descubrirlos tarde.
La segunda es que algunas decisiones no son de lectura, son de criterio. A qué cuenta va un gasto nuevo o si una factura que no esperabas hay que pagarla es algo que decide quien conoce el negocio.
Por eso preferimos que lo claro vaya solo y lo dudoso espere a una persona. Es lo que hacemos en todo lo que montamos: la IA hace lo repetitivo y la decisión es tuya. El tiempo que se gana sale de no teclear lo que cuadra, que suele ser la mayoría, no de quitar la revisión.
Y después de las facturas
El mismo enfoque sirve para otros papeles que hoy alguien copia a mano: albaranes que hay que cruzar con la factura, pedidos que llegan por correo, justificantes o documentación de clientes. La lógica es idéntica: leer, comprobar, registrar y apartar lo dudoso.
Conviene ser claro: lo que hoy tenemos montado y probado como pieza es el circuito de facturas de proveedor. Los demás documentos los estudiamos caso a caso, porque cada uno tiene sus reglas y su sitio de destino. Si en el diagnóstico vemos que encaja, te lo decimos con lo que costaría. Si no, también.
Por dónde empezar
Si en tu empresa entran más de cien facturas al mes y alguien las teclea, probablemente merece la pena mirarlo. Empezamos con un diagnóstico de dos semanas y acordamos por escrito el número que tiene que moverse antes de tocar nada.
Puedes ver cómo funciona en Documentos con IA, o escríbenos y te decimos en la primera llamada si en tu caso tiene sentido.