Es viernes, pasadas las siete, y quieres saber a quién hay que llamar el lunes. Laura habló el martes con una clienta que quiere cambiar las ventanas de toda la casa y le prometió un presupuesto. Marc mandó dos la semana pasada y no sabe si alguien ha contestado. Te enteras porque se lo preguntas a cada uno antes de que se vayan. En el CRM esos tres clientes tienen un nombre, un teléfono y poco más, porque la conversación sigue en el WhatsApp de quien la atendió.
Montamos el CRM o conectamos el que ya pagas, y la IA lo rellena con lo que tu equipo hace durante el día. Así la respuesta a esa pregunta está en la pantalla, y tu equipo recupera el rato del final de la jornada que hoy dedica a pasar notas del móvil al ordenador.
De dónde salen los datos
Casi todo lo que debería estar en una ficha ya está escrito en algún sitio. El cliente cuenta en WhatsApp qué necesita y cuánto quiere gastar, y el formulario de tu web y el correo traen el resto. La IA lee esas conversaciones, deja un resumen corto en la ficha del contacto y rellena los campos que hayáis decidido que importan. De cada cita del calendario apunta la fecha y quién la llevó. Después de una visita, quien la hizo contesta un par de preguntas desde el móvil y su respuesta queda en la ficha con lo demás.
Tu equipo revisa lo que la IA ha apuntado. Cuando duda, por ejemplo con un nombre que no cuadra o con un contacto que podría estar repetido, lo manda a una cola de revisión que alguien resuelve en dos clics. Si el cliente no ha dado un dato, la IA deja el campo vacío hasta que alguien se lo pregunte.
Las llamadas de teléfono quedan fuera por ahora. Que cada llamada se apunte sola depende de tu centralita y lo estamos preparando; mientras tanto, lo que se habla por teléfono lo sigue anotando una persona.
Seguimientos, panel y resumen semanal
Con las fichas al día, el CRM te avisa de los clientes que llevan días sin respuesta, como los dos presupuestos de Marc, y te deja preparado el siguiente mensaje. Alguien de tu equipo lo lee, lo ajusta si hace falta y decide si lo envía.
Tienes además un panel con lo que ha entrado, lo que se ha movido y lo que lleva tiempo parado, y cada semana te llega un resumen con esas mismas cifras. Con ese resumen en el móvil, la ronda de preguntas del viernes se reduce a los casos en los que hay que decidir algo, y esa decisión la toma tu gente.
Tu CRM o el nuestro
Para inmobiliarias tenemos un CRM propio con la IA dentro. Contesta por WhatsApp, cualifica a quien escribe y guarda el feedback de cada visita en la ficha del contacto y en la del inmueble. Si tu agencia ya trabaja con otro CRM y le va bien, le conectamos ese.
Para el resto de negocios construimos sobre el CRM que ya usas. Le conectamos WhatsApp, el correo, el calendario y el formulario de la web para que se alimente con lo que entra. Si todavía no tienes ninguno, en el diagnóstico vemos cuál encaja con tu forma de trabajar y lo montamos.
Lo habitual es empezar por un canal, que suele ser WhatsApp, y por los cinco o seis campos que miras antes de llamar a alguien. Las primeras semanas merece la pena repasar la cola de revisión con calma, porque ahí ves qué entiende bien la IA y qué hay que ajustar. Cuando ese canal funciona, sumamos el correo y las citas.