Dissabte, un quart de dotze de la nit. Algú veu el teu anunci d’un tercer pis amb terrassa i t’escriu per WhatsApp: «Hola, encara està disponible? Es pot veure aquesta setmana?». Tu estàs sopant, o dormint, o simplement descansant, que també toca. El missatge es queda allà.
Dilluns a les nou el contestes amb tota la bona intenció. Però aquella persona ja ha escrit a tres agències més, una li ha respost diumenge al matí i dilluns a la tarda té dues visites a l’agenda. Cap amb tu.
El problema no és que contestis malament, és que contestes tard
Al sector immobiliari hi ha una idea que tothom reconeix: qui contesta primer sol quedar-se la visita, i la visita és el principi de la comissió. N’hi ha prou de mirar el WhatsApp de dilluns al matí i comptar quantes converses del cap de setmana ja no porten enlloc.
I els missatges no arriben quan a tu et va bé. Arriben quan el comprador té temps de mirar pisos: al vespre, a l’hora de dinar, dissabte i diumenge. Just quan el teu equip no té el mòbil a la mà, o és en una altra visita.
El més habitual és intentar tapar-ho a força d’esforç:
- Algú de l’equip mira el WhatsApp el cap de setmana «per si de cas», i acaba contestant igual els curiosos que els compradors.
- Es respon amb un missatge genèric que no diu res i que el comprador ignora.
- Es deixa per a dilluns i s’accepta que una part es perd.
La primera crema l’equip, la segona no convenç ningú i la tercera costa diners cada setmana.
Què fa un assistent virtual ben muntat
Un assistent comercial a WhatsApp no és un contestador automàtic. És una peça que fa la feina repetitiva del primer contacte amb les teves dades, i et passa la resta. En concret:
- Contesta en segons, a qualsevol hora. Respon els dubtes freqüents amb la informació que li dones: si el pis encara està disponible, la zona, les condicions, l’horari de l’agència.
- Qualifica amb tres preguntes. Pressupost, zona i urgència. Amb això separa qui mira de qui vol comprar, i a cadascú li dona el pas que li toca.
- Programa la visita al calendari de l’agent. Proposa forats reals, confirma i envia recordatoris. Si algú cancel·la, el forat s’ofereix a qui estava esperant.
- Ho apunta tot al CRM. La conversa acaba a la fitxa del contacte, al teu CRM si ja en tens un o al nostre. Dilluns ningú no copia res a mà.
Així, dissabte a la nit, aquell comprador rep una resposta clara, contesta tres preguntes i surt de la conversa amb una visita per a dimarts a les sis. Tu te n’assabentes dilluns, amb la visita ja a l’agenda i la fitxa completa.
El que entra pel formulari de la teva web o per correu va a la mateixa conversa: la fitxa és només una.
«I si sona a robot o diu alguna cosa que no toca?»
És el dubte més raonable, i val la pena contestar-lo sense embuts.
Sobre sonar a robot. L’assistent escriu amb el to que acordem amb tu: frases curtes, de tu o de vostè, com ho faria algú de la teva agència. La nostra recomanació és que es presenti com l’assistent de l’agència, sense fer-se passar per ningú. A aquelles hores, a la majoria de compradors el que els importa és que algú els contesti amb dades concretes i els doni una hora per veure el pis.
Sobre dir alguna cosa que no toca. Aquí hi ha el més important. L’assistent respon amb la teva informació, no amb el que s’imagina. Si li pregunten alguna cosa que no sap, ho diu i avisa una persona. No s’inventa un preu, ni una rebaixa, ni una data d’entrega.
I hi ha coses que, per disseny, no decideix ell:
- El que no té clar passa a una cua de revisió de dos clics. Una persona del teu equip ho valida o ho corregeix.
- Una negociació de preu, una queixa o una pregunta delicada passen a una persona. L’assistent avisa i s’aparta.
- Les trucades continuen sent cosa de persones. No agafem el telèfon amb una veu sintètica: una trucada mal atesa costa més del que estalvia.
La regla és senzilla: la IA fa la feina repetitiva i, en els casos dubtosos, la decisió és teva.
Què canvia el teu dilluns
En lloc de començar la setmana amb quaranta missatges sense llegir i la sensació que arribes tard a tot arreu, comences amb:
- Les visites del cap de setmana ja programades al calendari.
- Els contactes qualificats, cadascun amb el seu pressupost, la seva zona i la seva urgència a la fitxa.
- Una llista curta de converses que sí que mereixen una trucada teva.
El teu equip deixa de vigilar el mòbil el diumenge i dedica el dilluns al que només pot fer una persona: ensenyar pisos, negociar i tancar.
Dues coses que convé saber abans de començar. Els missatges de WhatsApp els cobra Meta a part, normalment entre 5 i 25 € al mes per a una pime; t’ho posem per escrit abans de signar. I si ja fas servir un CRM del sector, no el substituïm: hi connectem l’assistent. Que les consultes dels portals entrin a la mateixa conversa és una cosa que estem preparant, i ho estem comprovant amb cada portal abans de prometre-ho.
Per on començar
Si el lead del dissabte et sona, el primer pas no és instal·lar res. És mirar quants missatges et arriben fora d’horari i què en passa. Això és el que fem a la diagnosi, amb preu tancat i un número acordat per escrit abans de tocar res.
Pots veure què fa exactament l’assistent comercial per a immobiliàries o, si prefereixes explicar-nos el teu cas, escriu-nos. La trucada és aquesta setmana, i si no encaixa, t’ho diem en la mateixa trucada.